E-Rechnung per E-Mail versenden
Erstelle die Rechnung oben als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF und hänge die Datei an eine E-Mail an deinen Kunden. Die E-Mail ist ein verbreiteter und zulässiger Übertragungsweg für E-Rechnungen – entscheidend ist, dass die angehängte Datei selbst im strukturierten Format vorliegt.
Deine Dateien verlassen nie dein Gerät – alles läuft lokal in deinem Browser.
So funktioniert’s
- 1
E-Rechnung erstellen
XRechnung für Behörden-nahe Empfänger, ZUGFeRD für die meisten Geschäftskunden.
- 2
Empfängeradresse klären
Viele Firmen haben eine eigene Adresse für Eingangsrechnungen.
- 3
Als Anhang senden
Die Datei unverändert anhängen, sinnvollen Betreff wählen.
- 4
Kopie ablegen
Gesendete Rechnung im Originalformat archivieren.
Was bei der E-Mail zählt – und was nicht
Die E-Mail ist nur der Transportweg. Ob eine E-Rechnung vorliegt, entscheidet allein der Anhang: Eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei (ab Profil BASIC) ist eine E-Rechnung, ein normales PDF nicht – auch wenn es per E-Mail kommt. Der Text der E-Mail selbst gehört nicht zur Rechnung.
Tipps für einen reibungslosen Versand
- Eine Rechnung pro E-Mail – so lässt sie sich beim Empfänger automatisch verarbeiten.
- Aussagekräftiger Betreff, z. B. „Rechnung 2026-0142 – Firma Muster GmbH“.
- Richtige Adresse: Frag nach einer zentralen Rechnungsadresse statt an Einzelpersonen zu senden.
- Anlagen wie Leistungsnachweise in die E-Rechnung einbetten oder als zusätzliche Anhänge mitsenden.
- Nicht als ZIP verpacken, wenn der Empfänger nichts anderes wünscht.
XRechnung oder ZUGFeRD für den E-Mail-Versand?
| Format | Vorteil | Zu beachten |
|---|---|---|
| ZUGFeRD-PDF | Jeder Empfänger kann das PDF öffnen | Profil ab BASIC verwenden |
| XRechnung (XML) | Direkt maschinell verarbeitbar | Empfänger braucht Software oder Viewer |
Andere Wege
Neben der E-Mail gibt es Rechnungsportale (bei Behörden), Kunden-Portale zum Hochladen und das Peppol-Netz. Behörden des Bundes erwarten die Einreichung über ihre Portale; für Peppol brauchst du einen Zugangspunkt – siehe Peppol-Rechnung erstellen.
Tipps
- Für Rechnungen an Behörden brauchst du die Leitweg-ID des Auftraggebers als Käuferreferenz – mit dem Leitweg-ID-Prüfer kontrollierst du sie vorab.
- Kunden, Artikel und Firmendaten werden nur lokal auf deinem Gerät gespeichert.
- Bei Korrekturen und Gutschriften immer die ursprüngliche Rechnungsnummer angeben – mehr im Ratgeber Gutschrift & Rechnungskorrektur.
- Kontrolliere das Ergebnis im E-Rechnungs-Viewer und mit dem Prüfer.