E-Rechnungen kostenlos empfangen und lesen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Kostenlos geht das so: ein E-Mail-Postfach für Rechnungen, ein Viewer zum Lesen – zum Beispiel dieser hier oben – und eine geordnete Ablage für die Original-Dateien. Teure Software brauchst du dafür nicht.
Dateien auswählen
oder Datei hierher ziehenXML (XRechnung, UBL, CII) oder PDF (ZUGFeRD, Factur-X)
Deine Dateien verlassen nie dein Gerät – alles läuft lokal in deinem Browser.
So funktioniert’s
- 1
Rechnung erhalten
XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF, meist als E-Mail-Anhang.
- 2
Im Viewer öffnen
Datei oben hineinziehen – die Rechnung erscheint lesbar.
- 3
Prüfen & bezahlen
Leistung, Beträge und Bankverbindung kontrollieren.
- 4
Original ablegen
Die unveränderte Datei geordnet archivieren.
Was „empfangen können“ bedeutet
Du musst E-Rechnungen annehmen, lesen, prüfen und aufbewahren können. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt es für den Empfang, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen. Ein spezielles Portal oder eine Peppol-Adresse ist für den Empfang nicht vorgeschrieben – kann aber vereinbart werden.
Die kostenlose Grundausstattung
| Baustein | Kostenlose Lösung |
|---|---|
| Postfach | Eigene Adresse wie rechnung@deinefirma.de, Lieferanten mitteilen |
| Lesen | E-Rechnungs-Viewer im Browser |
| Formal prüfen | E-Rechnungs-Prüfer |
| Lesekopie | XRechnung in PDF umwandeln |
| Übersicht | E-Rechnungen nach Excel exportieren |
Archivieren: das Original zählt
Aufzubewahren ist die E-Rechnung in dem Format, in dem du sie erhalten hast – also das XML bzw. die vollständige ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck reicht nicht. Lege die Dateien unverändert in einer festen Struktur ab, etwa Jahr/Monat/Lieferant. Mehr dazu: E-Rechnung archivieren.
Wann sich Software lohnt
Bei vielen Eingangsrechnungen sparen Buchhaltungsprogramme oder Dokumentenmanagement-Systeme Zeit, weil sie die Daten automatisch übernehmen und revisionssicher archivieren. Für Selbstständige und kleine Betriebe mit überschaubarem Rechnungsaufkommen reicht der kostenlose Weg meist aus. Den ganzen Prozess beschreibt der Ratgeber E-Rechnung empfangen und verarbeiten.
Tipps
- Das XML ist das rechtlich maßgebliche Original – bewahre es zusammen mit der lesbaren Darstellung auf.
- Mit dem E-Rechnungs-Prüfer findest du fehlende Pflichtangaben.
- Viele XML-Dateien auf einmal lesbar machen? Nutze XRechnung in PDF umwandeln.
- Die Rechnung wird nur in deinem Browser verarbeitet, nichts wird hochgeladen.