Gutschrift und Rechnungskorrektur als E-Rechnung
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Wenn du eine E-Rechnung berichtigen oder mindern musst, erstellst du einen neuen Beleg – eine Rechnungskorrektur (Typcode 384) oder eine Stornorechnung bzw. kaufmännische Gutschrift (Typcode 381) – und verweist darin auf die ursprüngliche Rechnung. Die umsatzsteuerliche Gutschrift (Typcode 389) ist dagegen etwas ganz anderes: die Abrechnung durch den Leistungsempfänger.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Drei Begriffe, die oft verwechselt werden
| Beleg | Wer stellt aus? | Wozu? | Typcode |
|---|---|---|---|
| Rechnungskorrektur | Verkäufer | Fehlerhafte Angaben einer Rechnung berichtigen | 384 |
| Stornorechnung / kaufmännische Gutschrift | Verkäufer | Rechnung ganz oder teilweise aufheben, z. B. Retoure, Nachlass | 381 |
| Umsatzsteuerliche Gutschrift | Leistungsempfänger | Über erhaltene Leistungen abrechnen (Selbstfakturierung), z. B. Provisionen | 389 |
Nur die Abrechnung durch den Leistungsempfänger ist eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes; sie muss die Angabe „Gutschrift“ enthalten und setzt eine Vereinbarung zwischen den Beteiligten voraus. Bezeichnest du eine Rechnungsminderung als „Gutschrift“, kann das zu Missverständnissen führen. Viele Steuerbüros empfehlen deshalb Begriffe wie „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“.
Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung
Jeder Korrekturbeleg sollte die Rechnung, auf die er sich bezieht, eindeutig benennen. In der E-Rechnung gibt es dafür die Gruppe BG-3 mit der Nummer (BT-25) und dem Datum (BT-26) der vorausgegangenen Rechnung. Bei einer XRechnung vom Typ 384 weist die Regel BR-DE-26 auf einen fehlenden Verweis hin.
Vorgehen in der Praxis
- Die ursprüngliche E-Rechnung nicht ändern oder überschreiben – sie bleibt im Archiv.
- Einen neuen Beleg mit eigener, fortlaufender Nummer erstellen.
- Typcode wählen (384 Korrektur, 381 Storno/Minderung) und die Originalrechnung referenzieren.
- Nur die geänderten bzw. gutgeschriebenen Positionen oder – bei Storno und Neuausstellung – die vollständige Rechnung aufführen.
- Den Beleg im gleichen Format wie die Originalrechnung versenden und archivieren.
Vorzeichen und Beträge
Bei einer Gutschrift mit Typ 381 werden Mengen und Beträge in der Regel positiv angegeben; die Minderung ergibt sich aus dem Belegtyp. Eine Stornorechnung mit Typ 380 und negativen Beträgen ist ebenfalls verbreitet. Stimme das Vorgehen mit deinem Kunden ab, damit seine Software den Beleg richtig verbucht.