XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
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Beide Formate sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Der wichtigste Unterschied: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen lesbar wie gewohnt und zugleich maschinenlesbar.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Der Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | PDF mit eingebettetem XML (hybrid) |
| Syntax des XML | UBL oder CII | CII |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer oder Software | ja, als PDF |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | Rechnungen zwischen Unternehmen |
| Normgrundlage | nationale Ausprägung (CIUS) der EN 16931 | Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG erfüllen die Norm |
XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Sie konkretisiert die EN 16931 um nationale Regeln – zum Beispiel die Pflicht zur Käuferreferenz (bei Behörden: die Leitweg-ID) und zu Kontaktdaten des Verkäufers. Weil sie kein Layout enthält, brauchen Empfänger ohne Buchhaltungssoftware einen Viewer.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Das PDF zeigt die Rechnung wie gewohnt, das eingebettete XML enthält dieselben Daten strukturiert. Ab Version 2 ist ZUGFeRD mit dem französischen Factur-X identisch. Achtung: Nur bestimmte Profile erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung – MINIMUM und BASIC WL reichen nicht. Details: ZUGFeRD-Profile.
Welches Format solltest du wählen?
- Rechnungen an Behörden: in der Regel XRechnung, eingereicht über das jeweilige Portal.
- Rechnungen an Unternehmen: ZUGFeRD ist oft der einfachste Weg, weil jeder Empfänger das PDF lesen kann. XRechnung ist ebenso zulässig.
- Im Zweifel den Kunden fragen, was seine Software am besten verarbeitet.
Mit dem E-Rechnungs-Generator kannst du beide Formate kostenlos erstellen.