E-Rechnung erstellen – so geht’s
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Du kannst E-Rechnungen mit deiner Buchhaltungssoftware, über Rechnungsportale oder mit einem kostenlosen Online-Generator erstellen. Entscheidend ist, dass die Rechnung in einem Format nach EN 16931 vorliegt – meist XRechnung oder ZUGFeRD – und alle Pflichtangaben enthält.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Drei Wege zur E-Rechnung
| Weg | Für wen | Hinweis |
|---|---|---|
| Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware | Unternehmen mit vielen Rechnungen | Viele Programme bieten den Export inzwischen an – ggf. Update nötig. |
| Online-Generator | Selbstständige, Kleinbetriebe, gelegentliche Rechnungen | Ohne Installation, z. B. unser E-Rechnungs-Generator. |
| Portale öffentlicher Auftraggeber | Rechnungen an Behörden | Die Rechnungseingangsplattformen bieten teils eigene Erfassungsformulare. |
Pflichtangaben
Eine E-Rechnung enthält die gleichen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben wie jede Rechnung – nur strukturiert. Dazu gehören unter anderem:
- Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Die XRechnung verlangt zusätzlich unter anderem eine Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID) sowie Kontaktdaten des Verkäufers mit Telefon und E-Mail.
Schritt für Schritt mit dem Generator
- Format wählen: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für Geschäftskunden.
- Eigene Firmendaten eintragen (optional lokal speichern).
- Kundendaten und – falls vorhanden – Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID erfassen.
- Positionen mit Menge, Einheit, Preis und Steuersatz eingeben – Summen werden berechnet.
- Zahlungsbedingungen und IBAN ergänzen, prüfen lassen und herunterladen.
Vor dem Versand prüfen
Kontrolliere die fertige Datei im Viewer und mit dem Prüfer. So fallen Fehler wie fehlende Referenzen oder falsche Summen auf, bevor der Kunde oder ein Portal die Rechnung ablehnt.