E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann was tun?
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Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Spätestens ab dem 1. Januar 2028 sind E-Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich Pflicht. Hier findest du alle Fristen, Ausnahmen und die ersten Schritte.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Die Fristen auf einen Blick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Beim Ausstellen sind Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie PDF weiter erlaubt. |
| bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen; ebenso Rechnungen im EDI-Verfahren. |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnungen sind für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) grundsätzlich Pflicht. |
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Regeln zur Rechnungsstellung im Umsatzsteuergesetz geändert hat. Einzelheiten hat das Bundesministerium der Finanzen in einem BMF-Schreiben erläutert.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Typische Formate sind die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML) – mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL. Andere Formate sind möglich, wenn Aussteller und Empfänger sich darauf verständigen und die Daten richtig und vollständig in ein normkonformes Format überführt werden können.
Wer ist betroffen?
- Betroffen: Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) – auch Freiberufler und kleine Betriebe.
- Nicht betroffen: Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Mehr: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Empfangen: Was du schon jetzt brauchst
Empfangen können heißt: Du musst eine E-Rechnung annehmen, lesen, prüfen und aufbewahren können. Für den Empfang genügt es nach Auffassung der Finanzverwaltung, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen. Zum Lesen brauchst du ein Programm oder einen Viewer, der das XML in eine lesbare Form bringt – zum Beispiel unseren E-Rechnungs-Viewer. Wichtig ist außerdem die ordnungsgemäße Archivierung des XML: E-Rechnung archivieren.
Ausstellen: So bereitest du dich vor
- Prüfe, ob deine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann.
- Kläre mit deinen wichtigsten Kunden, welches Format sie bevorzugen.
- Ergänze fehlende Stammdaten, z. B. Käuferreferenzen oder die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern.
- Teste den Versand frühzeitig – mit einem kostenlosen Generator kannst du ohne neue Software starten.
- Prüfe erste Rechnungen mit einem Validator, bevor Fehler beim Kunden auffallen.
Rechnungen an Behörden (B2G)
Unabhängig von der B2B-Pflicht verlangen öffentliche Auftraggeber des Bundes schon länger E-Rechnungen, in der Regel als XRechnung. Als Käuferreferenz muss dort die Leitweg-ID angegeben werden. Auch viele Länder und Kommunen haben ähnliche Regeln. Mehr: Leitweg-ID.
Offizielle Informationen findest du beim Bundesministerium der Finanzen.