E-Rechnungen richtig archivieren
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E-Rechnungen musst du im Originalformat aufbewahren – also die XML-Datei bzw. die vollständige ZUGFeRD-PDF –, unverändert, vollständig und jederzeit lesbar. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes PDF allein reicht nicht.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Die Grundregeln
- Originalformat: Der strukturierte Teil (XML) muss so aufbewahrt werden, wie er empfangen wurde.
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen dürfen nicht möglich sein oder müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
- Lesbarkeit: Während der gesamten Aufbewahrungsfrist muss die Rechnung lesbar gemacht werden können.
- Auffindbarkeit: Die Rechnung muss sich zügig wiederfinden lassen, z. B. über Rechnungsnummer, Datum und Lieferant.
Diese Anforderungen ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD).
Wie lange?
Rechnungen gelten als Buchungsbelege. Für Buchungsbelege wurde die Aufbewahrungsfrist 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Prüfe im Zweifel mit deinem Steuerbüro, welche Frist für deine Unterlagen gilt.
Praktische Umsetzung für kleine Betriebe
- Eingehende XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs unverändert in einer festen Ordnerstruktur ablegen (z. B. Jahr/Monat/Lieferant).
- Dateinamen nach einem einheitlichen Schema vergeben – das Original selbst aber nicht verändern.
- Eine lesbare Kopie (z. B. PDF aus dem Viewer) zusätzlich ablegen.
- Ein Archivsystem oder Dokumentenmanagement mit Schreibschutz und Protokoll nutzen, wenn viele Rechnungen anfallen.
- Eine Verfahrensdokumentation führen, die beschreibt, wie Rechnungen empfangen, geprüft und archiviert werden.
Die Anforderungen an ein GoBD-konformes Archiv hängen vom Einzelfall ab. Stimme dein Vorgehen mit deinem Steuerbüro ab.
Häufige Fragen
Reicht es, E-Rechnungen im E-Mail-Postfach zu lassen?
In der Regel nicht, weil Unveränderbarkeit und geordnete Auffindbarkeit dort schwer sicherzustellen sind.
Muss ich bei ZUGFeRD das XML extra speichern?
Nein, die vollständige PDF enthält das XML. Wichtig ist, die Datei unverändert aufzubewahren.
Darf ich die XML-Datei umbenennen?
Der Dateiname ist nicht Teil des Inhalts; der Inhalt selbst darf aber nicht verändert werden.