E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
Stand:
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Andere Wege wie Kundenportale oder das Peppol-Netz sind möglich, wenn du sie mit deinen Lieferanten vereinbarst. Wichtiger als der Kanal ist ein sauberer Prozess: annehmen, lesen, prüfen, bezahlen, archivieren.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Die Empfangswege im Vergleich
| Weg | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| E-Mail-Postfach | Kostenlos, sofort einsatzbereit, für jeden Lieferanten nutzbar | Rechnungen müssen aus dem Postfach herausgeholt und abgelegt werden |
| Lieferantenportal | Rechnungen gebündelt an einer Stelle | Für jeden Lieferanten eigener Zugang; Download nötig |
| Peppol | Standardisiert, automatisierbar, international | Erfordert einen Peppol-Zugangspunkt eines Dienstleisters |
| Upload in eigenes Portal / Software | Hoher Automatisierungsgrad | Software und Einrichtung kosten Geld |
Ausführlich zu Peppol: Peppol erklärt.
Der Eingangsprozess in fünf Schritten
- Annehmen: Eine zentrale Rechnungsadresse (z. B. rechnung@…) einrichten und allen Lieferanten mitteilen.
- Lesen: XML-Dateien mit einem Viewer lesbar machen; ZUGFeRD-PDFs lassen sich direkt öffnen.
- Prüfen: Formal mit dem E-Rechnungs-Prüfer, inhaltlich gegen Bestellung und Lieferung.
- Freigeben und bezahlen: Bankdaten sorgfältig übernehmen; bei geänderter IBAN beim Lieferanten nachfragen.
- Archivieren: Das Original unverändert ablegen – siehe E-Rechnung archivieren.
Hilfsmittel für kleine Betriebe
- XRechnung in PDF umwandeln – Lesekopien für Freigabe und Steuerbüro, auch im Stapel.
- E-Rechnungen nach Excel exportieren – Monatsliste mit Beträgen, Fälligkeiten und IBANs.
- ZUGFeRD-Extraktor – das XML aus einer hybriden Rechnung herauslösen.
Was tun bei fehlerhaften Eingangsrechnungen?
Fehlt eine Pflichtangabe oder stimmen Beträge nicht, informierst du den Absender und bittest um eine korrigierte Rechnung. Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung wichtig. Kommt statt einer E-Rechnung nur ein PDF, obwohl der Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, sprich ihn darauf an.