E-Rechnung für Kleinunternehmer
Stand:
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können – seit dem 1. Januar 2025. Praktisch heißt das: ein E-Mail-Postfach, ein Viewer und eine ordentliche Ablage reichen für den Anfang.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Empfangen: Pflicht auch für Kleinunternehmer
Wenn ein Lieferant dir eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können. Für den Empfang genügt es nach Auffassung der Finanzverwaltung, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen. Zum Lesen der XML-Dateien nutzt du einen Viewer – etwa unseren kostenlosen E-Rechnungs-Viewer.
Ausstellen: keine Pflicht, aber möglich
Als Kleinunternehmer darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Freiwillig E-Rechnungen auszustellen kann trotzdem sinnvoll sein: Geschäftskunden, die ihre Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten, bevorzugen sie zunehmend. Mit dem E-Rechnungs-Generator geht das kostenlos.
Archivieren nicht vergessen
Empfangene E-Rechnungen musst du im Originalformat aufbewahren – also das XML, nicht nur einen Ausdruck. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung archivieren.
Checkliste für Kleinunternehmer
- Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten und Lieferanten mitteilen.
- Viewer bereithalten, um XRechnung und ZUGFeRD zu lesen.
- Ablage für XML-Dateien anlegen (unveränderbar, gut auffindbar).
- Optional: eigene Rechnungen als E-Rechnung testen.