Pflichtangaben einer E-Rechnung
Stand:
Eine E-Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG) – nur stehen sie in festen Feldern der Norm EN 16931, den sogenannten Business Terms (BT). Die XRechnung verlangt zusätzlich einige Angaben, etwa Käuferreferenz und Kontaktdaten des Verkäufers.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Umsatzsteuerliche Pflichtangaben und ihre Felder
| Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 UStG) | Feld in der E-Rechnung |
|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | BT-27 Verkäufername, BG-5 Anschrift |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | BT-44 Käufername, BG-8 Anschrift |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | BT-31 USt-IdNr. bzw. BT-32 Steuernummer |
| Ausstellungsdatum | BT-2 Rechnungsdatum |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | BT-1 Rechnungsnummer |
| Menge und Art der Leistung | BT-129 Menge, BT-153 Artikelname, BT-130 Einheit |
| Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistung | BT-72 Leistungsdatum oder BG-14 Leistungszeitraum |
| Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | BG-23 Umsatzsteuer-Aufschlüsselung (BT-116) |
| Steuersatz und Steuerbetrag | BT-119 Steuersatz, BT-117 Steuerbetrag |
| Hinweis auf eine Steuerbefreiung | BT-120 / BT-121 Befreiungsgrund |
| Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto) | BT-20 Zahlungsbedingungen |
In bestimmten Fällen kommen weitere Angaben hinzu, zum Beispiel der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge oder das Wort „Gutschrift“ bei einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger.
Zusätzliche Angaben der XRechnung
Die XRechnung ergänzt die Norm um nationale Regeln (BR-DE-…). Fehlen diese Angaben, wird eine XRechnung von Portalen abgelehnt, auch wenn sie umsatzsteuerlich vollständig wäre:
- Käuferreferenz (BT-10) – bei Behörden die Leitweg-ID, sonst z. B. eine Bestellnummer (BR-DE-15).
- Kontakt des Verkäufers (BG-6) mit Ansprechpartner, Telefon und E-Mail (BR-DE-2, -5, -6, -7).
- Ort und Postleitzahl von Verkäufer und Käufer (BR-DE-3, -4, -8, -9).
- Zahlungsanweisungen (BG-16) mit Zahlungsart (BR-DE-1).
- Elektronische Adressen von Verkäufer (BT-34) und Käufer (BT-49), Pflicht seit XRechnung 3.0.
Was in der Praxis oft fehlt
- Das Leistungsdatum – das Rechnungsdatum allein reicht nicht, wenn die Leistung zu einem anderen Zeitpunkt erbracht wurde.
- Der Befreiungsgrund bei steuerfreien Umsätzen oder bei Kleinunternehmern.
- Eine korrekte Einheit für Mengen (Codes wie „H87“ für Stück oder „HUR“ für Stunde).
- Rundungsgleiche Summen: Die Summe der Positionen muss exakt zur Gesamtsumme passen.
Rechtsgrundlage sind § 14 UStG und § 33 UStDV; Erläuterungen gibt das Bundesministerium der Finanzen. Die technischen Regeln der XRechnung veröffentlicht die XRechnung-Seite der KoSIT.