Häufige XRechnung-Validierungsfehler und ihre Lösung
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Wird eine XRechnung abgelehnt, nennt das Prüfprotokoll eine Regelkennung wie BR-DE-15 oder BR-CO-10. Regeln mit „BR-DE“ stammen aus den nationalen Zusatzregeln der XRechnung, Regeln mit „BR-“, „BR-CO“ oder „BR-S“ aus der europäischen Norm EN 16931. Hier findest du die häufigsten Fehler mit Ursache und Lösung.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Schema (XSD) und Schematron – zwei Prüfstufen
Zuerst wird das XML gegen das XML-Schema (XSD) der Syntax (UBL oder CII) geprüft: Stimmen Elementnamen, Reihenfolge und Datentypen? Danach folgen die Schematron-Regeln – die inhaltlichen Geschäftsregeln der EN 16931 und der XRechnung. Ein Schemafehler bedeutet meist ein technisches Problem in der Software; Schematron-Fehler betreffen fehlende oder widersprüchliche Angaben.
Fehler und Warnungen
Fehler (fatal) verletzen eine Pflichtregel und führen in der Regel zur Ablehnung. Warnungen weisen auf mögliche Probleme hin, etwa eine ungewöhnliche Spezifikationskennung oder eine ungültige IBAN-Prüfziffer; sie führen nicht zwingend zur Ablehnung, sollten aber geprüft werden.
Die häufigsten Regeln
| Regel | Bedeutung | Lösung |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10) fehlt | Bei Behörden die Leitweg-ID eintragen, sonst z. B. Bestellnummer des Kunden |
| BR-DE-1 | Zahlungsanweisungen fehlen | Zahlungsart (BT-81) und z. B. IBAN angeben |
| BR-DE-2, -5, -6, -7 | Kontakt des Verkäufers unvollständig | Ansprechpartner, Telefon und E-Mail ergänzen |
| BR-DE-16 | Steuerliche Kennung des Verkäufers fehlt | USt-IdNr. (BT-31) oder Steuernummer (BT-32) angeben |
| BR-DE-18 | Skonto-Angabe im falschen Format | Zahlungsbedingungen im Format #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# angeben |
| BR-DE-21 | Spezifikationskennung passt nicht | BT-24 auf die Kennung von XRechnung 3.0 setzen |
| BR-DE-23 | Überweisung ohne Kontodaten | IBAN (BT-84) ergänzen |
| BR-DE-25 | Lastschrift ohne Mandatsreferenz | Mandatsreferenz (BT-89) ergänzen |
| BR-CO-10 | Summe der Positionen ≠ Nettosumme | Rundung prüfen: Positionsbeträge auf 2 Stellen, dann summieren |
| BR-CO-15 | Brutto ≠ Netto + Umsatzsteuer | Gesamtbeträge neu berechnen |
| BR-CO-25 | Betrag fällig, aber keine Fälligkeit | Fälligkeitsdatum (BT-9) oder Zahlungsbedingungen (BT-20) angeben |
| BR-CO-26 | Verkäuferkennung fehlt | USt-IdNr., Registernummer oder Verkäuferkennung angeben |
| BR-S-8 | Bemessungsgrundlage je Steuersatz falsch | Steueraufschlüsselung aus den Positionen neu bilden |
| BR-E-10, BR-AE-… | Befreiungsgrund oder USt-IdNr. fehlt | Grund (BT-120/121) und ggf. USt-IdNrn. angeben |
Spezifikationskennung und elektronische Adressen
Die Kennung für XRechnung 3.0 in BT-24 lautet urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0. Ältere Kennungen (2.x) werden von vielen Portalen nicht mehr akzeptiert. Seit XRechnung 3.0 sind außerdem die elektronischen Adressen von Verkäufer (BT-34) und Käufer (BT-49) Pflicht – zum Beispiel eine E-Mail-Adresse mit dem Schema „EM“ oder eine Peppol-ID. Hintergründe: XRechnung-Versionen.
So gehst du bei einer Ablehnung vor
- Prüfprotokoll öffnen und die erste fatale Regel suchen – Folgefehler lösen sich oft mit.
- Die Datei mit dem E-Rechnungs-Prüfer erneut prüfen; er erklärt jede Regel verständlich.
- Die Angabe im Rechnungsprogramm korrigieren – nicht im XML von Hand, sonst passen Summen schnell nicht mehr.
- Als neue Datei exportieren, erneut prüfen und einreichen.