XRechnung erhalten – so öffnest und verarbeitest du sie
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Du hast eine Rechnung als XML-Datei bekommen und siehst beim Öffnen nur Code? Dann ist es eine XRechnung. Mit einem Viewer machst du sie in Sekunden lesbar. Wichtig danach: prüfen, bezahlen und das Original-XML ordnungsgemäß aufbewahren.
Schritt 1: Die Datei erkennen
Eine XRechnung hat die Endung .xml. Öffnest du sie im Browser oder Texteditor, siehst du Tags wie „Invoice“ (UBL-Syntax) oder „CrossIndustryInvoice“ (CII-Syntax). Beides sind gültige XRechnungen.
Schritt 2: Lesbar machen
- Öffne den E-Rechnungs-Viewer.
- Ziehe die XML-Datei hinein.
- Die Rechnung erscheint mit Absender, Empfänger, Positionen, Steuern, Summen und Zahlungsdaten.
Schritt 3: Prüfen
Kontrolliere wie bei jeder Rechnung die sachliche und rechnerische Richtigkeit: Wurde die Leistung erbracht? Stimmen Mengen, Preise und Steuersätze? Formale Pflichtangaben und Summen prüfst du zusätzlich automatisch mit dem E-Rechnungs-Prüfer.
Schritt 4: Bezahlen
Bankverbindung, Verwendungszweck und Fälligkeit stehen in der Ansicht. Übernimm die IBAN sorgfältig – bei unbekannten oder geänderten Bankdaten lohnt eine kurze Rückfrage beim Absender (Schutz vor Rechnungsbetrug).
Schritt 5: Archivieren
Bewahre die Original-XML-Datei unverändert auf – sie ist die eigentliche Rechnung. Eine lesbare PDF-Kopie kannst du zusätzlich ablegen. Wie das GoBD-konform geht, steht im Ratgeber E-Rechnung archivieren.
Häufige Probleme
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Die Datei öffnet sich im Browser als Code | Das ist normal – nutze einen Viewer statt des Browsers. |
| „Kein gültiges Rechnungsformat“ | Evtl. ist es keine XRechnung, sondern ein anderes XML. Frag beim Absender nach. |
| Die Rechnung kam als ZIP | Entpacken und die enthaltene XML-Datei öffnen. |
| Anhänge fehlen | Anlagen können in der XRechnung eingebettet sein; der Viewer listet sie auf. |