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PDF in XRechnung umwandeln

Lade deine PDF-Rechnung oben hoch: Das Tool liest Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Bankverbindung automatisch aus. Du prüfst und ergänzt die Daten, wählst XRechnung oder ZUGFeRD und lädst eine E-Rechnung nach EN 16931 herunter – ohne dass die Datei deinen Computer verlässt.

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oder Datei hierher ziehenPDF-Rechnung, Scan oder Foto (JPG, PNG)

Deine Dateien verlassen nie dein Gerät – alles läuft lokal in deinem Browser.

So funktioniert’s

  1. 1

    PDF hochladen

    Die Rechnung aus Word, deinem Rechnungsprogramm oder einem Scan.

  2. 2

    Daten auslesen

    Kopfdaten, Positionen und Summen werden erkannt und in Felder übernommen.

  3. 3

    Prüfen & ergänzen

    Fehlende Pflichtangaben wie Käuferreferenz oder Kontaktdaten nachtragen.

  4. 4

    E-Rechnung herunterladen

    Als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF speichern und versenden.

Warum ein PDF allein nicht reicht

Ein PDF ist für Menschen gemacht: Die Angaben stehen irgendwo auf der Seite. Eine E-Rechnung enthält dieselben Angaben dagegen als strukturierte Daten in festen Feldern, die Software ohne Abtippen übernimmt. Spätestens wenn deine Geschäftskunden E-Rechnungen verlangen oder die Übergangsfristen auslaufen, brauchst du dieses strukturierte Format. Hintergrund: Warum ein PDF keine E-Rechnung ist.

So funktioniert die Umwandlung

Das Tool liest den Text deines PDFs und ordnet ihn den Feldern der Norm EN 16931 zu – etwa Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2) oder IBAN (BT-84). Weil jede Rechnung anders aufgebaut ist, kann die Erkennung nie perfekt sein. Deshalb siehst du alle erkannten Werte vor dem Download und kannst sie korrigieren. Summen und Umsatzsteuer werden neu berechnet und mit den Werten aus dem PDF abgeglichen.

XRechnung oder ZUGFeRD?

  • XRechnung: reines XML, Standard für Rechnungen an Behörden (mit Leitweg-ID).
  • ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML – dein Kunde sieht weiterhin eine lesbare Rechnung.
  • Möchtest du dein eigenes Layout exakt behalten, nutze ZUGFeRD aus eigenem PDF erstellen.

Worauf du beim Prüfen achten solltest

  • Stimmen Netto, Umsatzsteuer und Brutto mit dem Original überein?
  • Ist das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum angegeben?
  • Sind bei XRechnung Käuferreferenz, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers ausgefüllt?
  • Bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge: Ist der Befreiungsgrund eingetragen?
Gescannte Rechnungen enthalten keinen Text. Lass sie vorher durch die Texterkennung (OCR) laufen, damit die Daten erkannt werden. Das Ergebnis prüfst du anschließend mit dem E-Rechnungs-Prüfer.

Tipps

  • Die automatische Erkennung ist eine Hilfe – kontrolliere Beträge und Steuersätze immer, bevor du herunterlädst.
  • Willst du dein eigenes PDF-Layout behalten, nutze ZUGFeRD aus PDF erstellen.
  • Prüfe das Ergebnis mit dem E-Rechnungs-Prüfer; dein PDF verlässt dabei nie deinen Browser.

Häufige Fragen

Wird meine PDF-Rechnung hochgeladen?

Nein. Auslesen, Umwandeln und Erzeugen der E-Rechnung laufen vollständig in deinem Browser.

Ist die umgewandelte Rechnung eine gültige E-Rechnung?

Sie wird nach EN 16931 erzeugt. Gültig ist sie, wenn alle Pflichtangaben korrekt sind – deshalb prüfst du die erkannten Daten vor dem Download.

Kann ich mehrere PDFs auf einmal umwandeln?

Die Umwandlung ist auf eine Rechnung pro Durchgang ausgelegt, weil jede Rechnung geprüft werden sollte.

Darf ich eine bereits verschickte PDF-Rechnung nachträglich als E-Rechnung senden?

Vermeide zwei unterschiedliche Rechnungsdokumente über dieselbe Leistung. Kläre im Zweifel mit deinem Steuerbüro, wie du vorgehst.

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