Warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist
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Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das Software ohne Zwischenschritte auslesen kann. Ein PDF ist dagegen ein Bild- und Textdokument für Menschen – deshalb gilt eine PDF-Rechnung, auch per E-Mail verschickt, als „sonstige Rechnung“ und nicht als E-Rechnung.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Strukturiert vs. unstrukturiert
In einer E-Rechnung steht jede Angabe in einem eindeutig definierten Feld: Rechnungsnummer, Steuersatz, Betrag, IBAN. Eine Software kann diese Felder direkt übernehmen. In einem PDF stehen dieselben Informationen als Text an beliebigen Stellen der Seite – ein Programm müsste sie erst mühsam und fehleranfällig „erraten“.
Was während der Übergangszeit erlaubt ist
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen im B2B-Bereich weiterhin PDF-Rechnungen verschicken, wenn der Empfänger zustimmt; für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das bis Ende 2027. Danach sind im B2B-Bereich grundsätzlich E-Rechnungen Pflicht. Alle Fristen: E-Rechnungspflicht.
Der Sonderfall ZUGFeRD
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich eine XML-Datei. Sie ist deshalb – in einem passenden Profil – eine vollwertige E-Rechnung. Ob ein PDF eingebettetes XML enthält, prüfst du mit dem ZUGFeRD-Extraktor.
So stellst du um
- Prüfen, ob deine Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD kann.
- Falls nicht: für den Übergang einen kostenlosen Generator nutzen.
- ZUGFeRD wählen, wenn deine Kunden weiterhin ein lesbares PDF erwarten.
- Erste Rechnungen prüfen und Kunden über die Umstellung informieren.