E-Rechnungen prüfen – formal und inhaltlich
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Eine E-Rechnung prüfst du in zwei Schritten: formal (entspricht die Datei der Norm und den Regeln der XRechnung?) und inhaltlich (stimmen Leistung, Beträge und Steuern?). Die formale Prüfung lässt sich weitgehend automatisieren, die inhaltliche bleibt Aufgabe von Menschen.
Formale Prüfung (Validierung)
Bei der Validierung wird die XML-Datei gegen die Regeln der EN 16931 und – bei XRechnungen – gegen die nationalen Zusatzregeln geprüft. Dazu gehören Pflichtfelder, zulässige Codes, Datumsformate und die Rechnungsarithmetik. Unser E-Rechnungs-Prüfer erklärt jede Abweichung verständlich.
Häufige Fehler
- Fehlende Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID.
- Summen, die nicht zur Summe der Positionen passen (Rundung).
- Fehlender Befreiungsgrund bei steuerfreien Umsätzen oder bei § 19 UStG.
- Fehlende Kontaktdaten des Verkäufers (Telefon, E-Mail).
- Falsche oder fehlende Einheitencodes bei Mengen.
Inhaltliche Prüfung
- Wurde die Leistung tatsächlich erbracht bzw. geliefert?
- Stimmen Mengen und Preise mit Angebot oder Bestellung überein?
- Ist der richtige Steuersatz angewendet?
- Sind Bankverbindung und Empfänger plausibel – insbesondere bei geänderten Bankdaten?
Offizielle Prüfwerkzeuge
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt einen offiziellen Validator mit den maßgeblichen Prüfregeln bereit, den auch viele Rechnungsportale nutzen. Für verbindliche Ergebnisse ist er die Referenz; unser Prüfer ist für die schnelle, verständliche Kontrolle der häufigsten Punkte gedacht.