Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung
Stand:
Abschlagsrechnungen stellst du in der E-Rechnung mit dem Typcode 326 (Teilrechnung) aus, die Schlussrechnung mit 380. In der Schlussrechnung führst du die gesamte Leistung auf und verrechnest die bereits gezahlten Abschläge über das Feld gezahlter Betrag (BT-113). Für Bauleistungen gibt es eigene Codes (875, 876, 877).
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Begriffe
- Abschlagsrechnung: Rechnung über eine Anzahlung oder einen Teil einer noch nicht abgeschlossenen Leistung.
- Teilrechnung: Abrechnung eines abgeschlossenen, abgrenzbaren Leistungsteils.
- Schlussrechnung: Abschließende Abrechnung der gesamten Leistung, in der vorherige Abschläge verrechnet werden.
Typcodes in der E-Rechnung
| Code | Bezeichnung (UNTDID 1001) | Verwendung |
|---|---|---|
| 326 | Partial invoice | Abschlags- oder Teilrechnung |
| 380 | Commercial invoice | Schlussrechnung, normale Rechnung |
| 875 | Partial construction invoice | Abschlagsrechnung Bau |
| 876 | Partial final construction invoice | Teilschlussrechnung Bau |
| 877 | Final construction invoice | Schlussrechnung Bau |
Alle diese Codes sind in der XRechnung zugelassen. Welche Variante dein Auftraggeber erwartet, steht häufig in seinen Vertragsbedingungen oder Rechnungsvorgaben.
Die Schlussrechnung richtig aufbauen
- Alle erbrachten Leistungen als Positionen mit dem vollen Entgelt aufführen.
- Die Umsatzsteuer auf das gesamte Entgelt ausweisen.
- Die Summe der bereits gezahlten Abschläge (brutto) in BT-113 eintragen.
- Der fällige Betrag (BT-115) ergibt sich aus Bruttosumme (BT-112) minus gezahltem Betrag.
- Die verrechneten Abschlagsrechnungen mit Nummer und Datum benennen, z. B. in einer Bemerkung oder als Verweis auf vorausgegangene Rechnungen.
Ein Rechenbeispiel
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Gesamtleistung netto | 10.000,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 1.900,00 € |
| Rechnungsbetrag brutto (BT-112) | 11.900,00 € |
| Bereits gezahlt: zwei Abschläge à 3.570,00 € (BT-113) | 7.140,00 € |
| Noch zu zahlen (BT-115) | 4.760,00 € |
Warum negative Positionen problematisch sein können
Manche Programme ziehen Abschläge als negative Positionen ab. Das ist nicht grundsätzlich verboten, kann aber die Umsatzsteuer-Aufschlüsselung verfälschen und Summenregeln der Validierung (z. B. BR-CO-10, BR-CO-15) verletzen. Der Weg über BT-113 ist in der Norm genau dafür vorgesehen.